个旧市农业局机关档案制度

　　一、档案管理人员岗位职责

　　1．贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《云南省档案条例》以及上级有关档案工作的方针、政策。

　　2．统一管理本单位文书、科技、会计、基建及声像等不同门类、不同载体的档案。

　　3．做好本单位的各种文件材料的收集、整理、立卷归档、编目、保管和统计工作。

　　4．办理档案的查阅、借阅手续，编制检索工具和参考资料，提高档案利用效果。

　　5．严格执行保密制度，维护档案安全，注意档案防虫、防水、防晒、防潮、防盗等工作。

　　6．按时完成本单位年度各类档案的立卷归档工作。

　　7．坚守岗位，完成领导交办的其他工作。

　　二、档案库房管理制度

　　1．库房要保持清洁整齐。

　　2．坚持每天记录和调控档案库房的温湿度，温度要保持在14—25℃，相对湿度控制在45—60%，配备温湿度测记仪器设备，并有相应的控制措施。

　　3．做好库房通风工作，采取了防潮、防光、防尘、防霉、防虫、防鼠、防火、防震、防盗、防有害气体等防护措施。

　　4.能容纳本机关形成的十年内全部档案资料，关留有一定余地。

　　5.符合库房选址、设计的基本要求。

　　三、公文处理制度

　　1．公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

　　2．公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、保密的原则。

　　3．公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　4．做好公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办以及核发、登记、印制和颁发等程序。

　　5．按有关规定做好涉密公文的清退、销毁工作。

　　6．公文办理完后，应按有关规定将公文及其有关材料收集齐全，进行立卷归档，个人不得保存应当归档的公文。

　　7．做好本单位形成电子文档的存储、保密工作，确保电子文档的完整、安全、准确、系统。

　　四、文件材料收集整理制度

　　1．做好收发文件登记，不仅对正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会、检查工作等人员带回的文件进行登记。

　　2．重视文件的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料随办随归、妥善管理。

　　3．对收集来的各种文件材料进行逐件检查，看是否完整齐全、是否办理完结、字迹是否清晰等。

　　4．对收集来的各种文件材料妥善管理，做到分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。

　　5．及时收集本单位形成的电子文档。

　　五、文件材料立卷归档制度

　　1．凡是本单位在工作活动中形成的，以及有关单位发来的涉及反映和指导本单位工作活动的，具体保存价值的文件材料，都必须立卷归档。

　　2．立卷归档工作要按照《归档文件整理规则》进行。科技项目完成后，项目主要完成人必须把项目完成的全套资料移交单位档案室作为科技档案保存。各单位要将科技档案的移交工作，作为考核单位专业技术人员年度工作的内容之一，对项目责任人员进行考核，必要时，可与奖金挂钩。

　　3．立卷归档的文件材料，最迟必须在次年一季度以前，由各单位档案人员按新的归档文件整理办法整理立卷，由单位的办公室统一保管。

　　4．立卷归档应当按照文件材料形成的自然规律，保持文件、材料之间的历史联系，使组成的案卷规范、科学，提高档案利用效果。

　　5、档案用品必须符合国家标准，要求到市档案局购买。

　　6、按规定对本单位形成的电子文档进行归档。

　　六、档案鉴定销毁制度

　　1．立好的案卷，应按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应存档的公文。

　　2．没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

　　3．机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公室主任的支持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准后销毁。

　　4．机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人员要在监销册上签字。

　　七、档案利用制度

　　1．机关档案工作是机关工作的组成部份，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

　　2．机关档案部门应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。

　　3．公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、真实，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

　　4．机关档案部门就根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。

　　5．机关档案部门应建立档案的查阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的审批手续。机关档案部门保管的档案，是现行档案，主要供本机关和上级主管机关使用，不属于开放范围。对外提供利用需经上级主管机关批准。

　　八、档案查阅制度

　　1．查阅、借阅档案必须经有关领导同意，建立档案查阅登记册，并按期归还。

　　2．查阅档案不得擅自查阅无关的部分，个人不得私自查阅档案。

　　3．查阅档案者必须爱护档案，严禁涂改、勾划、折叠、查阅档案时严禁吸烟、喝水、以免损坏档案。

　　4．未经许可，不得复制或公布档案材料。

　　5．外单位人员需要利用本单位档案材料时，须持有关方面的证明，经单位领导批准，方能利用，并交纳工本费。

　　九、档案保管制度

　　1．认真保管好本单位的档案，定期对各种档案进行检查，发现问题及时报告领导，妥善处理。

　　2．坚持每天记录和调控档案库房的温湿度，温度保持在14—25℃，相对湿度控制在45—60%，随时保持库房内的清洁整齐。

　　3．做好“七防”，确保档案的安全。

　　4．严格执行档案的查阅制度，利用后如实清查档案的卷、册、件、张（页），维护档案的完整与安全。

　　5．进一步加强对档案的科学管理，逐步实现档案管理现代化。

　　十、档案保密制度

　　1．认真贯彻执行《保密法》，严格按《保密法》的各项规定，进行档案的管理、保密和提供利用工作。

　　2．不得在公共场所议论档案里的有关内容，不得擅自抄录档案，任何时候，任何情况都不能泄漏档案秘密。

　　3．严格档案的查阅、借阅手续。

　　4．销毁文件材料及档案时，严格鉴定，认真登记，两人监销，严禁当废纸出售。

　　5．机密文件材料必须由专人送、退。

　　6．加强档案管理，无关人员不得擅自进入档案室。

　　十一、档案统计制度

　　1．档案统计工作必须受国家统计立法的约束。

　　2．要保证档案统计资料的准确性、系统性和科学性。

　　3．充分发挥档案统计的服务和监督作用。

　　4．按同级档案行政管理部门的要求及时报关档案统计表。

　　5．对各类档案建立统计台账。